La Gestión de la Empresa
La Gestión de la Empresa
Evitar la sensación de que la informática es un problema.
Una de las piedras en el camino de la aceptación de la tecnología es su desconocimiento. A veces ese desconocimiento no es por defecto sino por exceso de prejuicios. Puede que prefiera mil veces el acercarse a ella con un vacío total y una falta total de motivaciones y sentimientos de un signo u otro a, como desgraciadamente sucede en más de una ocasión, acercarse a la tecnología “resabiado” con tópicos o lugares comunes como el que titula el capítulo.
Efectivamente muchas empresas actuales siguen viendo la tecnología como un problema. Pasados los tiempos en los que el disponer de un ordenador o una red para conectarse eran cuestiones sólo reservadas a las grandes empresas que disponen de un departamento de sistemas, aún no llegamos a pasar del todo los tiempos en los que la tecnología no se ve sino como un problema en muchos sentidos.
Veamos en qué direcciones más comunes apunta la tecnología como un problema e intentemos argumentar en contra. Descubrirá que muchos de los argumentos esgrimidos en contra de la tecnología se apoyan en un desconocimiento de lo que es, en un conocimiento erróneo o en un retraso con respecto a las posibilidades que hoy ofrece.
•La tecnología es un gasto
Aun perduran en muchos empresarios modelos de negocio donde la recuperación del dinero invertido, lo que técnicamente se conoce como retorno de inversión (ROI) llega a ser tan obsesivo que solo se reconoce lo que da dinero en la mira del corto o a lo sumo medio plazo. No es de extrañar, pues en el mundo de la pequeña empresa, por ejemplo, las miras suelen alcanzar como mucho tres meses de vida, lo cual impide por cuestiones de necesidad imperiosa el hecho de plantearse modelos a largo plazo.
Pero la tecnología ya no es un modelo de inversión a largo plazo. Quizá nunca lo fue, pero sin duda hoy día es mucho mejor y más claro de cuantificar.
Ejemplos hay muchos, muchos los hemos ido exponiendo en los diferentes capítulos pero no importa redundar en ello. Ya sabe que el tiempo es dinero, y que cualquier ahorro en esa dirección es una forma automática de ganar dinero. Pues bien, hace mucho tiempo que la tecnología se ocupa de tareas cotidianas, del día a día, de tal forma que ese retorno de la inversión ya no espera al largo plazo. Nos referimos a que ya no estamos hablando de grandes computadoras que a lo largo del balance anual nos ahorrarán varias horas con sus cálculos.
Hablamos del ahorro de cientos de llamadas al día, de conferencias eternas y costosas con el extranjero, de servicios de mensajería, de comunicaciones perfectas. Piense en lo que le hemos contado en otras ocasiones, en cada una de las cosas que hace gracias a los ordenadores y haga cuentas. Una reunión con veinte de sus empleados puede suponerle, al menos dos horas de la nómina de cada uno de ellos, el esfuerzo en la preparación de las mismas, a veces la inevitable comida para un receso, al menos tres llamadas por cada uno de ellos para realizar correctamente la convocatoria…
Lo mire por donde lo mire van quedando lejos los tiempos en los que la tecnología era considerada un gasto. La totalidad de las empresas consultadas desde el portal de Microsoft dedicado a ellas coincidía en que la tecnología es una inversión.
Además, y gracias a la aceptación por parte de los usuarios particulares y la sociedad en general, junto con el apoyo por parte de instituciones y gobiernos, los costes iniciales de una inversión en tecnología son reducidísimos lo comparemos con lo que lo queramos comparar. Lo que hoy nos cuesta un archivador o un escritorio para el despacho es más caro que un gestor para todas las nóminas de nuestros empleados, o, pongamos otro ejemplo, lo que nos cuesta un café todos los días es lo mismo que disponer de una conexión de alta velocidad para nuestros empleados.
•La tecnología me hace perder tiempo
Ya pocas personas, entre ellas muchos empresarios, piensan que con la tecnología se pierde tiempo. Poco cuesta argumentar a favor de optar por el ordenador frente a la máquina de escribir, o a los programas de cálculo frente a las calculadoras.
Si aun perdura la sensación de que la tecnología nos hace perder el tiempo es porque muchas veces no sabemos qué ni cómo hacer con ella. Cuando se realiza una innovación tecnológica en cualquier oficina, se tarda un tiempo en hacerse con esa nueva herramienta. Es el momento donde surgen las dudas y todos los tópicos que abundan en la idea que preside este argumento.
Efectivamente, sin duda que se pierde tiempo. Piense que está colocando algo nuevo en un lugar donde están acostumbrados a funcionar con los métodos tradicionales y que, muchas veces funcionan. Queremos con ello decirle que las dificultades de que esas novedades sean aceptadas surgirán con frases como “antes no teníamos nada de esto y todo iba a las mil maravillas”, o “desde que tenemos esto tardamos mucho más tiempo”. Ha de considerar, para evitar volverse loco o caer en la tentación de creérselo en que si bien en el punto anterior hablábamos de la tecnología como una inversión económica, ahora hablamos de la tecnología como una inversión en tiempo.
Toda innovación tecnológica le va a provocar unas iniciales pérdidas de tiempo, como de dinero, pero no son sino para recuperarlas en un muy corto plazo de tiempo. Haga un sencillo ejercicio donde compare en dos columnas lo que tardaba antes en cerrar un contrato con un distribuidor (por ejemplo) y lo que tarda ahora; siga completando esa columna con distintas rutinas y sume finalmente el ahorro de tiempos. Eso es una realidad que se impone, aunque aun haya desconfiados.
•La tecnología falla mucho
Podemos enfocar este argumento desde varios puntos de vista, pero en ninguno de los casos vamos a ser los que nieguen la mayor y vamos a engañar contando que la tecnología no falla nunca. Claro que falla, pero el hombre también y no por ello despedimos a todos nuestros empleados o desconfiamos automáticamente de los mismos.
Poco tienen que decirnos, eso también es verdad, a la idea de que las mejoras en los procesos tecnológicos en cualquiera de los sentidos que consideremos son perfectamente notables, y, tal y como transcurren los movimientos científicos en nuestros días, crecen con pasmosa velocidad.
Si bien es cierto que no se ha inventado la tecnología perfecta, los fallos cada vez son menos y menos apreciables. Por otro lado, no es baladí considerar que cada vez le exigimos más a la tecnología, o que cada vez se encarga de ayudarnos en más elementos que antes. Es por ello que han de surgir inevitablemente nuevos problemas (como el de la compatibilidad entre programas, la conectividad entre dispositivos…) piense sin embargo, que esos problemas antes no existían porque sencillamente no existían las posibilidades y las soluciones que aportan.
Es por ello que quizá habría que realizar un modesto análisis de conciencia cuando hablamos de los fallos de la tecnología. No hace mucho escuchábamos los problemas técnicos que un empresario se encontraba cuando realizaba videoconferencias con un sistema de archivos compartidos. Seguramente hace unos años el mero hecho de plantearle a este empresario la posibilidad de hablar de sus productos con treinta países distintos sin moverse de su despacho le hubiera parecido una provocación. En definitiva, nos acostumbramos muy rápido a lo bueno.
Tampoco creemos que eso sea malo, es más, lejos de nosotros el que no seamos exigentes con la tecnología de que disponemos pero siempre con la justa medida, donde el rápido y recurrente asidero de la falla tecnológica puede que esté tapando otro tipo de vacíos o errores.
Y es que no podemos cerrar este argumento sin plantearle el por qué falla la tecnología, cuestión que aunque podríamos desarrollar solo apuntaremos. Muchas veces se han realizado innovaciones tecnológicas sin un soporte detrás, con el distribuidor inadecuado, sin una formación correcta a los que se van a encargar de trabajar con ella.
Es entonces cuando habría que ser mucho más modestos y sinceros con nosotros mismos y plantearnos que no es la tecnología la que está fallando sino el mal uso que hacemos de ella.
•La tecnología no me sirve
Sin duda un programa de diseño no va a ser creativo, ni le va a dar la imagen del año, ni siquiera va a hacer que venda más productos. Quizá este sea uno de los errores más comunes con respecto a los elementos tecnológicos en los negocios. Pensar en la tecnología como un fin, o como una barita que todo lo resuelve sin que medie ninguna acción por nuestra parte ha llevado y originado más de un problema en empresas que han realizado grandes inversiones malaconsejados o desconocedores de las posibilidades de una implementación tecnológica en su empresa.
Que yo coordine toda mi flota de reparto desde un ordenador central me evitará mucho tiempo, mejorará mil veces los repartos y su puntualidad, me ahorrará miles de euros, pero si el producto que reparto no gusta, las pérdidas serán inevitables.
Pero tan malo es pecar por exceso de confianza como por defecto. Y muchos empresarios reconocen que uno de los problemas que tienen con la tecnología es que no la saben utilizar. Entrevistas, seguimiento, encuentros con empresas,… en todas las ocasiones donde ha habido oportunidad de preguntar la respuesta era abrumadoramente semejante: utilizamos solo un pequeño porcentaje de los programas.
Y es cierto. Puede que muchas veces la tecnología si que nos sirva para esas tareas que pensamos nadie nos puede hacer, o para mejorar las que ya realizamos. Programas tan habituales ya como el Outlook o el Word se usan como mucho en un cuarenta por ciento de sus posibilidades reales y no, no queremos decirle que haya que usarlos al cien por cien, porque seria tonto y probablemente complicado, pero sí que quizá muchas veces eso que piensa que no puede hacerlo un programa de ordenador esté en el sesenta por ciento restante.
•La tecnología deshumaniza
Es, sin duda, otro de los argumentos puestos sobre la mesa en múltiples ocasiones por parte de los empresarios. El miedo a que la tecnología sustituya las relaciones personales, o que enfríe su modo de acercarse a los clientes, hace que crezcan las reticencias a la hora de implementarla en sus negocios.
Sin duda el aspecto humano es insustituible, y sin duda nos encontramos ante un argumento que en realidad peca por desconocimiento de lo que la tecnología puede hacer.
Pensémoslo desde otro enfoque. Puede estar pensando en que la tecnología deshumaniza su empresa cuando a lo mejor le permite que sus empleados mantengan una conexión entre ellos mucho más constante y de mayor calidad. Si la tecnología pudo cambiar una cara por una conversación mirando a la cara del otro desde nuestro móvil; si la tecnología permite que estemos en contacto directo con nuestros compradores de china ¿quién está deshumanizando? ¿No será más bien lo contrario?
Los grados de mejora en elementos como la comunicación y la eliminación de barreras que la tecnología está facilitando han de analizarse con la perspectiva del tiempo y comparase desde el punto de vista de qué hacemos hoy que antes no podíamos hacer con la misma justicia que cuando la queremos encarar como un elemento negativo
Finalmente y en definitiva, se impone el sentido común. La tecnología se percibe como un aliado o enemigo, como un problema o una solución siempre, la decisión de que actitud tomar respecto a ella va a depender de cómo la estemos utilizando, de para qué queremos utilizarla, y sobre todo de considerarla un medio nunca jamás un fin en nuestros procesos empresariales.
Ver, en definitiva los elementos tecnológicos como meros sustitutos de nuestros quehaceres nos va a dar más de un quebradero de cabeza. Verla como una ayuda para la mejora de la gestión que he de seguir realizando es un buen punto de partida.